12.06.2021

Hochzeitsratgeber Phase 2: Hochzeitsplanung

Hochzeitsplanung
Nun steht der Hochzeitstermin fest und endlich kann es an die Hochzeitsplanung gehen. Damit Ihr nichts vergesst, liste ich Euch hier die wichtigen Details Eurer Hochzeitsplanung auf. Denn auch hier gibt es so den ein oder anderen Tipp, damit Eurem schönsten Tag im Leben nichts im Wege steht!

1. Warum zuerst die Gästeliste schreiben? 

Sie muss nicht perfekt sein, das wird sie zu Beginn nie sein und Ihr werdet sie bei der Hochzeitsplanung in den meisten Fällen mehr als einmal angleichen. Warum Ihr aber eine grobe Gästeliste schon zu Beginn braucht, liegt an der etwaigen Anzahl Eurer Gäste, um alle weiteren Dienstleister und die Location überhaupt buchen zu können. Seid Ihr eine Micro-Hochzeit mit wenigen Gästen, eine Tiny-Wedding-Gesellschaft mit Personen bis zu 30 Leuten, eine mittlere Gesellschaft bis zu 60 Leuten, eine größere Hochzeit zwischen 80 und 100 oder eine große Hochzeit mit mehr als oder weit mehr als 100 Gästen auf der Liste? Grenzt es, so gut es Euch möglich ist, ein. Und ich empfehle, dass Ihr Eure Trauzeugen sofort auswählt und sie gleich mit ins Boot holt. Denn sie werden am Hochzeitstag viel Trubel von Euch fernhalten, müssen über alles Bescheid wissen und können Euch auch bei den Hochzeitsplanungen das ein oder andere abnehmen bzw. Euch beistehen.

2. Hochzeitsplanung: Budget festlegen

Eines von vornherein: Es ist sehr selten, dass eine Hochzeit weniger oder genauso viel kostet, wie Ihr es als Budget eingeplant habt. In der Regel wird sie teurer, was auch den vielen tollen Ideen geschuldet ist, die Euch noch im Laufe der Zeit kommen werden.
Aber es liegt auch daran, dass sehr viele Brautpaare unterschätzen, dass Dienstleister
ihr Geld wirklich wert sind und deswegen nicht mit der Portokasse abgespeist werden können. 

Ihr werdet die meisten Kosten bei der Location und dem Catering zuschreiben müssen. Plant auch für den Hochzeits-DJ ausreichend Geld ein, denn wenn Ihr wirklich eine unvergessliche Hochzeit erleben wollt, müsst Ihr dafür sorgen, dass die Stimmung grandios wird und das funktioniert ausnahmslos mit Profis. Auch ein wirklich guter, professioneller Hochzeitsfotograf verlangt normalerweise mehr als zwei, drei Scheine. Gebt Euch also einen Spielraum im Budget und geht davon aus, dass Ihr hier und da mehr ausgebt als geplant. Beispielsweise fürs Kleid oder weil Ihr doch nicht alle Dekorationen selbst herstellen wollt.

Tipp vom Profi: Legt Euch gleich zu Beginn eine Tabelle z. B. in Excel an und notiert dort peinlich genau alle Ausgaben und zu was diese Ausgaben gehören. Perfekt ist, Euer Budget in eine Spalte zu schreiben und die tatsächlichen Kosten in die andere.
So habt Ihr Eure Ausgaben im Blick und seht gleich, wo Ihr etwas anpassen solltet.

3. Hochzeitslocation finden

Natürlich könntet Ihr eine Hochzeitslocation im Auge haben, die Ihr unbedingt wollt. Entsprechend müsstet Ihr Eure Gästeliste an die Location angleichen, denn mehr als reinpassen, dürfen dann nicht auf der Liste stehen. Und manche großen Locations verlangen eine Mindestanzahl an Hochzeitsgästen, um ausgelastet zu sein.
Wird diese nicht erreicht, könntet Ihr dennoch für sie bezahlen müssen.
Achtet daher bitte auf solche Details. 

In den meisten Fällen aber steht die Gästeliste im Groben und Ihr wisst, nach welcher Location Ihr suchen müsst. Wichtig ist, das rechtzeitig zu tun. Denn beliebte Locations sind oftmals schon länger als ein Jahr vor dem Termin ausgebucht. Vor allem bei Hochzeiten an Wochenenden oder in der Hauptsaison von Frühling bis Spätsommer.
Je kleiner Eure Gesellschaft ist, desto einfacher wird es für Euch sein, die passende Örtlichkeit für Eure Hochzeitfeier zu finden. 


Hochzeitsplanung

4. Motto & Thema der Hochzeit finden

Nicht jede Hochzeit benötigt ein Motto, aber in den meisten Fällen werden zumindest Farbthemen gewählt, in deren Glanz Eure Hochzeitsdekoration scheinen soll.
Es ist hilfreich, die Location an Euer Farbthema/Motto oder das Motto an Eure Location anzupassen. Möchtet Ihr modern im klinisch weißen Stil heiraten, passt keine rustikale Scheune. Die jedoch wäre perfekt für eine Vintage- oder Boho-Hochzeit.
Ihr könnt die Location also nach Eurem Motto aussuchen oder das Motto an die Location anpassen. Mit wenigen Handgriffen lässt sich da einiges drehen und ich bin sicher,
Eure Kreativität lässt Euch nicht im Stich. Und als DJ habe ich auch passende Strahler parat, um Eure Feierlocation ins beste Farbmotto-Licht zu rücken.

5. Catering auswählen

Manche Locations bieten ein Catering zur Auswahl an, andere stehen in Verbindung mit verschiedenen Cateringunternehmen, aus denen Ihr wählen könnt, und die nächsten Location-Betreiber überlassen Euch die Räumlichkeiten und das Catering ist Euer "Problem". Entsprechend solltet Ihr genau wissen, wie es bei Eurer Wunschlocation gehandhabt wird. Deswegen könnt Ihr Euch erst, wenn die Location steht und der Termin bestätigt ist sowie die Verträge unterschrieben sind, ans Catering wagen.
Ihr müsst es nicht, aber denkt vielleicht ein bisschen an besondere Ernährungsweisen Eurer Gäste, darunter zählen Unverträglichkeiten, vegane/vegetarische Vorlieben oder sogar Allergien. Überlegt Euch, ob Ihr ein Buffet anbieten möchtet oder Tischservice.

6. Hochzeitsdienstleister auswählen

Sobald der Termin mit der Location steht, könnt Ihr alle Dienstleister, die Ihr Euch wünscht, anschreiben. Auch hierbei ist es enorm wichtig, dass nicht allzu viel Zeit vergeht. Denn vor allem die guten Profi-Dienstleister für Hochzeitsfeiern sind wie die besten Wedding-Locations oft mehr als ein Jahr im Voraus ausgebucht.
Eben vor allem zu Wochenendterminen oder in der Hauptsaison.
Wichtig ist, dass Ihr auf Qualität achtet, damit Eure Hochzeit nicht zum Fiasko wird. Bucht ausschließlich Hochzeitsdienstleister und keine Dienstleister, die kaum mal eine Hochzeit "bedienen".
Das gilt für Unterhaltungskünstler, Floristen und Kutschfahrer ebenso wie für den Hochzeits-DJ. Denn für die Stimmung habt Ihr keine zweite Chance! Übrigens erhaltet Ihr bei mir auch eine Profi-Fotobox in Premium-Qualität, was Eure To-Do-Liste um einen großen Punkt verkleinert.
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7. Hochzeitsoutfits auswählen

Ebenfalls rechtzeitig solltet Ihr Euch auf die Suche nach Brautkleid und Bräutigamanzug machen. Hierzu gehören ebenso die Accessoires und gleichfalls auch die Trauringe. Corona hat uns gelehrt, dass wir die Ringe vielleicht eher zwei, drei Wochen vor dem eigentlichen Termin gravieren lassen sollten, aber das Hochzeitsoutfit solltet Ihr rechtzeitig ausgewählt haben. Denn in der Regel müssen die Kleidungsstücke hier
und da angepasst werden, was ebenfalls noch einige Zeit dauern kann von der ersten Anprobe bis zum abgeänderten Hochzeitskleid, das dann auch passt und nicht noch mal angepasst werden muss.

8. Dekorationen, Gastgeschenke & Details

Dieser Punkt kann immer mal wieder und während der restlichen Planung der Hochzeit nebenbei gemacht werden. Es ist nicht zwingend einer der letzten Punkte, doch in der Regel beginnt er erst, wenn ein Farbthema gewählt ist und auch die Location feststeht.

9. Timing, Ablaufplan, zeitliche Details

Sobald Ihr die Location mit Eurem Wunschdatum habt, wisst, welche Dienstleistungen Ihr in Anspruch nehmen wollt und welche Programmpunkte Ihr gerne an Eurem Hochzeitstag erleben möchtet (z. B. Feuerwerk), macht einen Zeitplan für Euch
und Eure Trauzeugen. Wann wird die Trauung wo sein, wie lange der Empfang, müssen Wege eingerechnet werden, wann gibt es das Dinner, wann den Tortenanschnitt,
wann die Party?

Wichtig hierbei ist, dass Ihr keine Programmpunkte mehr einbaut, sobald die Party begonnen hat, außer einen eventuellen Mitternachtssnack, der aber die Party nicht unterbricht. Das heißt, dass der Tortenanschnitt nicht erfolgt, wenn die Tanzfläche gefüllt wird und das passiert in der Regel nach dem Hochzeitstanz. Unterbrecht niemals die Stimmung der Party, das rate ich Euch als erfahrener Hochzeits-DJ von Herzen.

Nicht vergessen: Termine buchen beim Friseur, der Kosmetikerin/Visagistin, denn hier solltet Ihr vorher Termine für Probefrisuren und Probemakeup machen, damit am großen Tag alles wie am Schnürchen funktioniert. Entsprechend solltet Ihr also einen Vor-der-Hochzeit-Zeitplan machen, wann z. B. das Catering/die Torte probiert wird, wann die Probefrisur gemacht wird, wann die Einladungen geschickt werden müssen etc. (siehe auch nächsten Punkt).


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10. Hochzeitspapeterie

Zur Papeterie der Hochzeitsfeier gehören nicht nur Tischkarten und der Tischplan.
Vor allem die Save-the-Date-Karten und danach die Einladungskarten sind sehr wichtig. Save the Date wird in der Regel so schnell wie möglich rausgeschickt. Nämlich dann,
wenn Euer Hochzeitstermin steht und die Gästeliste save ist. Da muss noch nichts weiter gebucht sein, denn es geht für die Gäste nur darum, den Termin freizuhalten.
Alle weiteren Details erfahren sie später in der Einladung. 

Die Save-the-Date-Karten werden in der Regel also gut ein Jahr vor dem Hochzeitstermin versandt. Die Hochzeitseinladung selbst dann etwa 3-6 Monate vor der Hochzeit. In dieser steht dann alles wichtige: Adresse der Location, kleiner Ablaufplan, damit die Gäste wissen, wann sie wo eintreffen und wann es etwas zu essen gibt (damit sie sich darauf einstellen) und alle wichtigen Fakten, die Ihr angeben wollt (Telefonnummern der Trauzeugen, Adressen von Unterkünften, Dresscode oder Aufforderungen, Euch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Zu- oder Absage zu geben oder welche Vorspeise sie wünschen etc.). Sprecht mit Eurer Location und dem Catering ab, wann diese die genaue Personenanzahl benötigt, und setzt den Zusage-/Absagetermin etwa zwei, bis drei Wochen vorher an, damit Ihr auch selbst noch planen könnt, bevor Ihr alle Zahlen an die Dienstleister weitergebt.

Wichtig: Denkt bitte daran, dass die Erstellung der Papeterie einige Zeit in Anspruch nehmen kann und plant diese Zeit in Euren Timing-Kalender ein.
Auch könnt Ihr einen Tischplan erst erstellen, wenn Ihr die Zusagen der Gäste habt.

11. Der JGA (Junggesellen/innenabschied)

In der Regel planen die Trauzeugen Eure Junggesell/innenabschiede. Ihr müsst nur sagen, wer dabei sein soll und an welchem Tag Ihr Zeit habt. Der JGA ist meist einige Tage oder wenige Wochen vor dem Hochzeitstag. Verzichtet darauf, diese Party oder einen Polterabend ein oder zwei Tage vor der Hochzeit zu planen, denn Ihr benötigt
die letzten Tage für Euch ohne Aufregung.

Fazit: Hochzeit planen einfach gemacht

Wenn Ihr Euch To-Do-Listen erstellt und einen Vor-der-Hochzeit-Timing-Plan,
der alle Eventualitäten mit einrechnet, wird nichts schief gehen. Jedenfalls nicht,
wenn Ihr Profis bucht. Solltet Ihr Unterstützung bei der Hochzeitsplanung benötigen, biete ich Euch gerne Rat und Hilfe an. Möchtet Ihr mehr als nur Details übergeben,
bietet es sich an, einen professionellen Weddingplaner zu engagieren.
In jedem Fall aber lasst Euch nicht zu viel Zeit mit dem Buchen der Dienstleister
und der Location und rechnet genug Zeit ein, Euch um alle weiteren Details zu kümmern. Weiter zur Phase 3: Hochzeitstag


-Euer Roland Firnkes-

#rfdj 

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