Hochzeitsratgeber Phase 2: Hochzeitsplanung

Sie muss nicht perfekt sein, das wird sie zu Beginn nie sein und Ihr werdet sie bei der Hochzeitsplanung in den meisten Fällen mehr als einmal angleichen. Warum Ihr aber eine grobe Gästeliste schon zu Beginn braucht, liegt an der etwaigen Anzahl Eurer Gäste, um alle weiteren Dienstleister und die Location überhaupt buchen zu können. Seid Ihr eine Micro-Hochzeit mit wenigen Gästen, eine Tiny-Wedding-Gesellschaft mit Personen bis zu 30 Leuten, eine mittlere Gesellschaft bis zu 60 Leuten, eine größere Hochzeit zwischen 80 und 100 oder eine große Hochzeit mit mehr als oder weit mehr als 100 Gästen auf der Liste? Grenzt es, so gut es Euch möglich ist, ein. Und ich empfehle, dass Ihr Eure Trauzeugen sofort auswählt und sie gleich mit ins Boot holt. Denn sie werden am Hochzeitstag viel Trubel von Euch fernhalten, müssen über alles Bescheid wissen und können Euch auch bei den Hochzeitsplanungen das ein oder andere abnehmen bzw. Euch beistehen.

Natürlich könntet Ihr eine Hochzeitslocation im Auge haben, die Ihr unbedingt wollt. Entsprechend müsstet Ihr Eure Gästeliste an die Location angleichen, denn mehr als reinpassen, dürfen dann nicht auf der Liste stehen. Und manche großen Locations verlangen eine Mindestanzahl an Hochzeitsgästen, um ausgelastet zu sein.
Wird diese nicht erreicht, könntet Ihr dennoch für sie bezahlen müssen.
Achtet daher bitte auf solche Details. 

In den meisten Fällen aber steht die Gästeliste im Groben und Ihr wisst, nach welcher Location Ihr suchen müsst. Wichtig ist, das rechtzeitig zu tun. Denn beliebte Locations sind oftmals schon länger als ein Jahr vor dem Termin ausgebucht. Vor allem bei Hochzeiten an Wochenenden oder in der Hauptsaison von Frühling bis Spätsommer.
Je kleiner Eure Gesellschaft ist, desto einfacher wird es für Euch sein, die passende Örtlichkeit für Eure Hochzeitfeier zu finden. 

Nicht jede Hochzeit benötigt ein Motto, aber in den meisten Fällen werden zumindest Farbthemen gewählt, in deren Glanz Eure Hochzeitsdekoration scheinen soll.
Es ist hilfreich, die Location an Euer Farbthema/Motto oder das Motto an Eure Location anzupassen. Möchtet Ihr modern im klinisch weißen Stil heiraten, passt keine rustikale Scheune. Die jedoch wäre perfekt für eine Vintage- oder Boho-Hochzeit.
Ihr könnt die Location also nach Eurem Motto aussuchen oder das Motto an die Location anpassen. Mit wenigen Handgriffen lässt sich da einiges drehen und ich bin sicher,
Eure Kreativität lässt Euch nicht im Stich. Und als DJ habe ich auch passende Strahler parat, um Eure Feierlocation ins beste Farbmotto-Licht zu rücken.

Manche Locations bieten ein Catering zur Auswahl an, andere stehen in Verbindung mit verschiedenen Cateringunternehmen, aus denen Ihr wählen könnt, und die nächsten Location-Betreiber überlassen Euch die Räumlichkeiten und das Catering ist Euer "Problem". Entsprechend solltet Ihr genau wissen, wie es bei Eurer Wunschlocation gehandhabt wird. Deswegen könnt Ihr Euch erst, wenn die Location steht und der Termin bestätigt ist sowie die Verträge unterschrieben sind, ans Catering wagen.
Ihr müsst es nicht, aber denkt vielleicht ein bisschen an besondere Ernährungsweisen Eurer Gäste, darunter zählen Unverträglichkeiten, vegane/vegetarische Vorlieben oder sogar Allergien. Überlegt Euch, ob Ihr ein Buffet anbieten möchtet oder Tischservice.

Sobald der Termin mit der Location steht, könnt Ihr alle Dienstleister, die Ihr Euch wünscht, anschreiben. Auch hierbei ist es enorm wichtig, dass nicht allzu viel Zeit vergeht. Denn vor allem die guten Profi-Dienstleister für Hochzeitsfeiern sind wie die besten Wedding-Locations oft mehr als ein Jahr im Voraus ausgebucht.
Eben vor allem zu Wochenendterminen oder in der Hauptsaison.
Wichtig ist, dass Ihr auf Qualität achtet, damit Eure Hochzeit nicht zum Fiasko wird. Bucht ausschließlich Hochzeitsdienstleister und keine Dienstleister, die kaum mal eine Hochzeit "bedienen".
Das gilt für Unterhaltungskünstler, Floristen und Kutschfahrer ebenso wie für den Hochzeits-DJ. Denn für die Stimmung habt Ihr keine zweite Chance! Übrigens erhaltet Ihr bei mir auch eine Profi-Fotobox in Premium-Qualität, was Eure To-Do-Liste um einen großen Punkt verkleinert.

Ebenfalls rechtzeitig solltet Ihr Euch auf die Suche nach Brautkleid und Bräutigamanzug machen. Hierzu gehören ebenso die Accessoires und gleichfalls auch die Trauringe. Corona hat uns gelehrt, dass wir die Ringe vielleicht eher zwei, drei Wochen vor dem eigentlichen Termin gravieren lassen sollten, aber das Hochzeitsoutfit solltet Ihr rechtzeitig ausgewählt haben. Denn in der Regel müssen die Kleidungsstücke hier
und da angepasst werden, was ebenfalls noch einige Zeit dauern kann von der ersten Anprobe bis zum abgeänderten Hochzeitskleid, das dann auch passt und nicht noch mal angepasst werden muss.

Sobald Ihr die Location mit Eurem Wunschdatum habt, wisst, welche Dienstleistungen Ihr in Anspruch nehmen wollt und welche Programmpunkte Ihr gerne an Eurem Hochzeitstag erleben möchtet (z. B. Feuerwerk), macht einen Zeitplan für Euch
und Eure Trauzeugen. Wann wird die Trauung wo sein, wie lange der Empfang, müssen Wege eingerechnet werden, wann gibt es das Dinner, wann den Tortenanschnitt,
wann die Party?

Wichtig hierbei ist, dass Ihr keine Programmpunkte mehr einbaut, sobald die Party begonnen hat, außer einen eventuellen Mitternachtssnack, der aber die Party nicht unterbricht. Das heißt, dass der Tortenanschnitt nicht erfolgt, wenn die Tanzfläche gefüllt wird und das passiert in der Regel nach dem Hochzeitstanz. Unterbrecht niemals die Stimmung der Party, das rate ich Euch als erfahrener Hochzeits-DJ von Herzen.

Nicht vergessen: Termine buchen beim Friseur, der Kosmetikerin/Visagistin, denn hier solltet Ihr vorher Termine für Probefrisuren und Probemakeup machen, damit am großen Tag alles wie am Schnürchen funktioniert. Entsprechend solltet Ihr also einen Vor-der-Hochzeit-Zeitplan machen, wann z. B. das Catering/die Torte probiert wird, wann die Probefrisur gemacht wird, wann die Einladungen geschickt werden müssen etc. (siehe auch nächsten Punkt).

Zur Papeterie der Hochzeitsfeier gehören nicht nur Tischkarten und der Tischplan.
Vor allem die Save-the-Date-Karten und danach die Einladungskarten sind sehr wichtig. Save the Date wird in der Regel so schnell wie möglich rausgeschickt. Nämlich dann,
wenn Euer Hochzeitstermin steht und die Gästeliste save ist. Da muss noch nichts weiter gebucht sein, denn es geht für die Gäste nur darum, den Termin freizuhalten.
Alle weiteren Details erfahren sie später in der Einladung. 

Die Save-the-Date-Karten werden in der Regel also gut ein Jahr vor dem Hochzeitstermin versandt. Die Hochzeitseinladung selbst dann etwa 3-6 Monate vor der Hochzeit. In dieser steht dann alles wichtige: Adresse der Location, kleiner Ablaufplan, damit die Gäste wissen, wann sie wo eintreffen und wann es etwas zu essen gibt (damit sie sich darauf einstellen) und alle wichtigen Fakten, die Ihr angeben wollt (Telefonnummern der Trauzeugen, Adressen von Unterkünften, Dresscode oder Aufforderungen, Euch bis zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Zu- oder Absage zu geben oder welche Vorspeise sie wünschen etc.). Sprecht mit Eurer Location und dem Catering ab, wann diese die genaue Personenanzahl benötigt, und setzt den Zusage-/Absagetermin etwa zwei, bis drei Wochen vorher an, damit Ihr auch selbst noch planen könnt, bevor Ihr alle Zahlen an die Dienstleister weitergebt.

Wichtig: Denkt bitte daran, dass die Erstellung der Papeterie einige Zeit in Anspruch nehmen kann und plant diese Zeit in Euren Timing-Kalender ein.
Auch könnt Ihr einen Tischplan erst erstellen, wenn Ihr die Zusagen der Gäste habt.

In der Regel planen die Trauzeugen Eure Junggesell/innenabschiede. Ihr müsst nur sagen, wer dabei sein soll und an welchem Tag Ihr Zeit habt. Der JGA ist meist einige Tage oder wenige Wochen vor dem Hochzeitstag. Verzichtet darauf, diese Party oder einen Polterabend ein oder zwei Tage vor der Hochzeit zu planen, denn Ihr benötigt
die letzten Tage für Euch ohne Aufregung.

Wenn Ihr Euch To-Do-Listen erstellt und einen Vor-der-Hochzeit-Timing-Plan,
der alle Eventualitäten mit einrechnet, wird nichts schief gehen. Jedenfalls nicht,
wenn Ihr Profis bucht. Solltet Ihr Unterstützung bei der Hochzeitsplanung benötigen, biete ich Euch gerne Rat und Hilfe an. Möchtet Ihr mehr als nur Details übergeben,
bietet es sich an, einen professionellen Weddingplaner zu engagieren.
In jedem Fall aber lasst Euch nicht zu viel Zeit mit dem Buchen der Dienstleister
und der Location und rechnet genug Zeit ein, Euch um alle weiteren Details zu kümmern. Weiter zu unseren Hochzeitsratgeber Phase 3: Hochzeitstag

-Euer Roland Firnkes-

#rfdj